Tareas que puedes automatizar en tu día a día

Llegas el lunes por la mañana a la oficina, abres el correo electrónico y ves todos los emails que te quedan por contestar. Empiezas a contestarlos, uno a uno, pensando en todas las cosas que tienes que hacer durante la mañana.

Y cuando te das cuenta es media mañana y todavía no has empezado con toda esa lista de tareas que tenías para hoy. Y así toda la semana. 

Seguro que te ha pasado alguna vez y has pensado lo estupendo que sería tener una varita mágica que hiciera parte de esas tareas por ti y te dejará simplemente aquello con lo que realmente disfrutas.

¿Suena bien verdad?

Pues hoy vengo a contarte cuáles de esas tareas podrías ahorrarte de una forma muy fácil… ¿el secreto? Automatizar.

¡Empezamos!

Si tienes un pequeño negocio DEBERÍAS estar obsesionado u obsesionada con la automatización de tareas.

De verdad.

No sabes cuánto tiempo puedes ahorrar al automatizar algunas de las tareas que más te aburren o que más pereza te dan.

Otro motivo para unirte a las automatizaciones es que las empresas más grandes, las top performers, lo hacen. ¿Por qué? Porque es una manera estupenda de aumentar tu productividad y la de tus empleados y poder dedicaros a lo que de verdad os dedicáis. 

Contestar emails

Seguro que gran parte de tus mensajes tienen la misma temática o puedes identificar grandes categorías parecidas. 

¿Por qué no aprovechar eso? Siéntate a revisar tus correos e identifica cuáles son las consultas que más se repiten.

Redacta uno o varios correos, adaptándote a las situaciones más repetidas y así la próxima vez que un cliente te hable con ese asunto, tan solo tendrás que mandarle uno de esos que ya tienes redactados y después seguir con tu día.

Esto puede resultar especialmente útil si en tu landing page hay un formulario con el título “Contáctenos”, ya que llegarán muchos mensajes de clientes potenciales queriendo saber más sobre tu negocio.

Y no querrán una respuesta tres días después. Porque para entonces, ya habrán contactado con alguien de la competencia y posiblemente ni recuerden quién eres. 

Por eso, busca un software para automatizar que se adapte a tus necesidades (nosotros utilizamos Kartra, que hace muchísimas cosas más, pero es muy potente en este caso).

Con un software como Kartra puedes responder inmediatamente, da igual si es un sábado por la tarde y tú estás con tu familia en vez de trabajando. Para que este truquito funcione todavía mejor entra tu capacidad de personalizar tus correos.

Guardar esos leads y añadirlos a tu lista de prospectos

¿Te preguntas cómo hacer crecer tu lista de prospectos? Si muchas personas reciben los correos con tus ofertas, promociones y novedades, es mucho más posible que te acaben comprando.

Empiezas a aumentar el reconocimiento de tu marca poco a poco, el cliente te conoce y en el momento en el que tenga que comprar,…¡boom! Estás en su top of mind.

El segundo consejo que te damos aquí es que no pierdas de vista esos leads, puedes necesitarlos en el futuro y te resultará mucho más sencillo tener toda una lista de correos para mandarlos todos a la vez que tener que buscar toda la gente que te contactó en el pasado. 

Captura leads ofreciendo material gratuito

Si has llegado hasta aquí, seguro que ya sabes que en Propulsa.me somos MUY fans de ofrecer contenido gratuito. Y si todavía no lo sabes quizá deberías echar un vistazo por aquí

No importa lo que vendas, si es un producto o un servicio. Para ofrecer contenido gratuito tan sólo tienes que tener un poco de creatividad. Y te aseguramos que hay mil motivos por los que esto es SUPER IMPORTANTE.

Prácticamente nadie va a comprarle a alguien sin estar seguro de si necesita ese producto, o de si tú eres la mejor opción como proveedor. De ahí que existan tantos free trials, pruebas de una parte del producto o guías explicativas sobre cuánto puede ayudarte utilizar ese servicio.

Este consejo va muy de la mano con el que hemos comentado antes de sobre la captación de leads y es que sentimos decirte, es muy complicado que una persona te invite a su bandeja de entrada de forma altruista.

Debes ofrecerle algo que le interese, que le interese realmente y le anime a convertirse en tu cliente.

Automatizar las llamadas

¿Cuántas veces te ha pasado que estando en una reunión con un cliente o con un potencial cliente te ha llamado otro? 

Posiblemente lo hayas apuntado en un post-it o en tu agenda, con algo así como “Llamar a X, URGENTE”. De modo que tienes varios mensajes marcados como URGENTE que nunca llegan a ser llamados.

Has perdido un posible cliente por tu falta de organización. O mejor dicho, por tu falta de automatización. 

Lo que podrías hacer es anotar en el sistema que utilices una nota que llegue tras esa llamada. De esta forma, en cuanto acabes en la reunión, llamas a ese lead y si este no conteste, puedes automatizar para que llegue un mensaje del tipo: “Buenos días X, acabo de intentar contactar con usted pero no ha sido posible. Si no tengo noticias suyas, mañana volveré a contactarle”.

De esta forma al día siguiente recibirás un correo al día siguiente recordándote que debes contactar a ese lead, sin necesidad de agenda o post-its.

Mantén el contacto con los contactos de networking que hagas

Existen muchísimas formas de hacer networking. Tanto online como offline. Asistencia a conferencias, eventos, webinars por Zoom,… Incluso Linkedin.

Si se tratan de eventos offline lo que puedes hacer con las cientas de tarjetas de contacto que habrás recogido es…. Dejarlas en tu escritorio acumulando polvo… O pasar la información a tu CRM y automatizar un mensaje que se envíe automáticamente ahora que todavía recuerdan quien eres.

De esta forma verán que realmente te interesas por esa personas y será más fácil establecer una relación fructífera para ambas partes.

Existen aplicaciones de escaneado de tarjetas de visitas como FullContact, que puedes integrar con una herramienta como Zapier, para que esos datos se registren automáticamente en tu CRM y les llegue un mensaje.

El truquito está en tener una plantilla de este correo que vas a enviar, que suene personal pero pueda ser utilizado para cualquier nuevo contacto del evento.

Algo parecido puedes hacer con Linkedin. Cuando tengas un nuevo contacto en esta red social, crea una plantilla para enviarle un saludo a tu nuevo contacto, agradeciendo tenerle entre tus contactos y explicando brevemente a qué te dedicas.

De esta forma, esa persona se sentirá halagada por no tener tan sólo un contacto más sino alguien que tiene interés en crear una relación y conocerá a qué te dedicas, por lo que puede convertirse en un cliente en el futuro.

Automatiza las ventas

Es posible que ahora mismo estés pensando, “¿Cómo voy a automatizar la parte más importante de mi negocio?”. 

¡Eso mismo vamos a ver ahora, así que atiende!

Lo primero que debemos tener en cuenta es el tipo de producto o servicio que vendes y a quién lo vendes. No será lo mismo si aquello que ofreces tiene un valor de 5$ que de 900$. Con esto me refiero a que un producto barato será mucho más sencillo de automatizar todo el proceso que uno mucho más caro, en el que posiblemente en algún punto deba actuar tu equipo de ventas.

Céntrate en los leads que estén listos

Así es, no todo el mundo está listo para venderle. Y no pasa nada. Lo importante es saberlo y centrarte en los que sí están listos y así tu equipo de ventas puede centrarse tan sólo en la gente que está lista para comprar. 

Tampoco te decimos que te olvides de los que aún no estén listos. Eventualmente lo acabarán estando.

Te aseguro que así ahorras muchísimo tiempo.

Saber si un lead está listo para comprar o no depende de los criterios decididos por ti y tu empresa, aunque por supuesto existen unos criterios generales como la apertura de correos o los clics en el enlace, que pueden ser monitorizados por muchas aplicaciones (nosotros también usamos Kartra para esto).

Aprovecha las herramientas para aumentar la frecuencia de compra

Seguramente el escenario ideal de tus clientes es que compren más de una vez. Posiblemente cuantas más veces mejor, ¿no?

Por ejemplo, si tienes una consultoría será mejor si un cliente agenda una sesión cada 15 días que si desaparece después de la primera reunión.

Gran parte de este proceso también podemos automatizarlo. ¿Cómo? Programando correos.

Por ejemplo, si distribuyes vitaminas y en una caja aproximadamente hay para un mes, ¿por qué no notificar a tu cliente de que debe estar quedándose sin vitaminas y que debería comprar otra caja?

De esta forma, además de aumentar la frecuencia de compra, también cuidas a tu cliente. 

Porque piénsalo bien, realmente mola que tu cliente sienta que sabes cuándo va a quedarse sin vitaminas y que llevas un seguimiento tan personalizado de él. 

También puedes hacer un seguimiento de los carritos abandonados. ¿Eres consciente de cuánta gente entra en tu página y comienza la compra pero no la termina?

Pueden ser muchos los motivos de los carritos abandonados. Quizá la persona no estaba lista para comprar, o se decidió por otro producto o simplemente se distrajo y no acabó la compra.

Descubre si los clientes están satisfechos

Tanto para bien como para mal, las encuestas de satisfacción son necesarias en tu negocio. Gracias a ellas podrás saber si los clientes tienen una buena imagen de tu marca y estrechará la brecha de información que hay entre tu imagen de la empresa y la imagen percibida.

No hace falta que te compliques mucho, aunque está claro que cuanta más información preguntes, más información recibirás y de más calidad. Pero lo importante es comenzar a recibir un feedback.

¿Y cómo automatizamos esto? Muy fácil. Con la herramienta que utilices para automatizar (siento decirte que en nuestro caso vuelve a ser Kartra, es que lo tienen todo), configura que se envíe un correo con el formulario tras la compra, o un tiempo después de esta, cuando tú decidas que es mejor. 

Pro tip: si quieres sacarle aún más partido a esta encuesta, añade una automatización para que en caso de que la respuesta a la pregunta sea negativa, se desencadene otra acción, como por ejemplo se agende una llamada con el departamento conveniente para ver cómo mejorar la situación.

Te aseguro que a tus clientes les encantará sentirse tan cuidados.

Envía recordatorios de las reuniones

Seguro que en esta situación te has visto más de una vez.

Tienes una videollamada programada con un cliente a las 12:00. Acudes puntual a la cita, aunque tienes otras mil tareas que hacer. “Otro día que tendré que quedarme hasta tarde”. Las 12:10. Y sigues esperando. 

Creo que sabes cómo acaba la historia. Puedes esperar más o menos, todo depende de la paciencia que tengas, pero el resultado es el mismo. El cliente había olvidado la reunión y, aunque en principio es problema suyo, también te afecta a ti.

Con las automatizaciones puedes ahorrarte todo esto enviando uno (o varios, eso depende de ti) correos a tus clientes para que no olviden vuestras reuniones.

 Así no pierdes ni el tiempo, ni la paciencia, ni dinero.

Conoce mejor a tu cliente

Como ya supondrás, con la plataforma que utilices para automatizar todas las tareas de la que estamos hablando, se recoge mucha información de tu posible cliente. Muchísima si te fijas bien.

Puedes aprovechar para ser casi un amigo suyo. Enviarle un recordatorio con una promoción cuando sea el aniversario de suscripción a tu newsletter, por ejemplo. O felicitarle el cumple. 

¿Verdad que tú equipo y tú solitos no sois capaces de acordaros de los cumpleaños de toooodo el mundo? No pasa nada, es lo normal. Pero a tu cliente le encantará saber que recuerdas ese día tan especial.

Aumenta la asistencia a tus eventos

No todas las empresas organizan eventos, pero si la tuya lo hace, sabrás lo difícil que es conseguir gente que asista.

Mucha gente cree que es tan sencillo como crear un evento en algunas redes sociales como Facebook, que lo compartan tus empleados en sus cuentas et voilà! Siento decirte que esto no es así.

Para conseguir asistentes debes encargarte de contactar a aquellos que te interesan que asistan.

Sí, uno a uno.

Pero es mucho más fácil si automatizas el mensaje que llega y si lo personalizas con el nombre de cada contacto usando una variable dinámica resultará mucho más atractivo y no se notará que no te has pasado una jornada entera enviando mensajes.

La facturación

A no ser que seas un contable experto, seguro que la facturación te quita mucho tiempo y no es una tarea precisamente divertida.

Pues déjame decirte que si haces esto de forma manual, ¡estás perdiendo muchísimo tiempo! 

(por no hablar de que te estás enfrentando a una gran cantidad de errores por cliente)

Por suerte, hoy en día existen multitud de herramientas que te pueden ayudar a ahorrarte todo este tiempo (y te aseguro que su coste vale la pena).

Automatiza las redes sociales

Sí, como lo oyes. Ser activo en redes sociales y ofrecer contenido de calidad no está reñido con no pasarte dos horas cada día entrando en redes sociales. 

De hecho, piénsalo así. Si te sientas una vez al mes, digamos dos horas, a planificar el contenido que vas a publicar en las distintas redes sociales y lo dejas programado, ¿no crees que ahorrarías mucho tiempo y ayudaría a asegurar que tu calendario editorial tuviera una buena estructura?

Estas son algunas de las ventajas que puede tener utilizar una herramienta como Hootsuite o parecido.

Pero además puedes combinarla con otra herramienta bien potente (y gratis) llamada IFTTT. Con esta herramienta podrás hacer que las publicaciones se guarden en dropbox al publicarlas, pero también muchas otras cosas.

No decimos nada más y así lo descubres por ti mismo.

Ya ves…

Automatizar es muy sencillo y prácticamente no tiene límites. Estos son sólo algunos ejemplos, aunque seguro que existen muchos más ejemplos de cosas que se pueden automatizar para ahorrarte muchísimo tiempo y dinero en el día a día de tu empresa.

¡Seguimos en el próximo post!